党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。
一、规范公文格式，有利于发挥公文效用
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文具有规定的格式，制发公文必须统一格式，保证公文的完整性、准确性和程序性，便于公文处理，发挥公文效用。
1.关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件，公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”。在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保公文质量；同时让上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责，也是我国行政首长负责制的需要。
2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两个基本原则：一是工作需要原则。应当根据工作需要确定，不应简单地把知悉公文内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量限定到最小。能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。当然，传达范围的限定只限于上级对下级行文，下级对上级行文不宜规定传达范围。
3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作用却很大。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。
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1.关于“发文字号”。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目，它固定了公文在形成中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号，可方便地统计发文的数量。编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。规范发文字号，不仅在公文办理和公文管理工作中有重要意义，也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。
2.关于“份号”。份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、查对、借阅、统计、清退和销毁。《条例》规定，涉密公文一定要标注份号。
3.关于“保密期限”。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。国家秘密的保密期限，自标明的制发日起算，不能标明制发日的国家秘密，自通知密级和保密期限之日起算。提前解密或者延长保密期限的，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。合法定密，有利于节省行政成本；不合理定密，会带来很大的保密成本。
4.关于“主送机关”“抄送机关”。主送机关是公文的主要受理机关，负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应严格按照工作需要和保密要求，合理确定公文分发范围，提高发文的针对性、有效性。抄送机关依照职能职权除享有知情权外，还具有执行的义务，抄送机关要妥善处理所收公文，与本机关关系密切需要执行的，应将公文转入办文环节，并妥善保管公文以备使用。
公文格式是公文规范化的具体表现和主要标志，是公文质量、机关作风、工作水平的重要表现。按照《条例》第七条规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”，加强对各单位公文处理工作的指导和监督检查，督促办文人员对公文格式严格把关，全面提升公文质量。