随着各行政事业单位经济活动日益增多,合同管理过程中出现的问题层出不穷,合同管理成为部门内部控制的重要环节,同时也是风险管控的难点。因此,内部审计部门应加强对合同管理的内部控制和监督。笔者结合审计实践,对合同管理存在的问题及应关注的重点内容进行简要分析。
一、合同管理内部审计的重要性
(一)有利于保障资金的安全。通过内部审计对合同签订程序及执行情况的审查,能够确保合同签订、责任履行等环节的合规性,及时发现并纠正问题,避免出现财务漏洞,保障国家资金安全。
(二)有利于规范合同的管理。合同管理是否规范不仅涉及财务问题,还是对行政事业单位内部控制和风险防控情况的基本体现。通过内部审计,可以促使合同管理规范化、流程化,有效降低合同风险。
(三)有利于减少合同的纠纷。经济合同涉及内容复杂,往往包含合同金额、双方权利与义务等内容,内部审计的介入,可以确保合同约定内容的合规性、合法性,避免出现合同纠纷。
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(三)关注合同执行情况。内部审计部门可在合同签订后进行定期核查,及时关注合同在履行过程中出现未按照合同约定时间执行到位、采购内容与合同约定条件不符等问题。同时,督促业务科室与财务科室之间形成有效沟通,避免出现未按照合同约定支付预付款、进度款或者合同执行结束后未预留质保金等问题,确保合同执行到位。
(四)关注合同变更情况。在合同履行过程中,难免出现与实际不符的情况导致合同金额发生变化,内部审计应重点审查合同变更内容是否按照规定程序办理变更手续,厘清双方责任和义务,明确变更内容相应的价格是否超出原合同价格,如果出现原合同无法按约定履行的情况,双方应及时采取应对措施,维护集体利益及财政资金安全。
四、加强合同管理的若干建议
(一)强化制度建设。各行政事业单位应建立健全合同管理制度与控制机制,对合同签订、执行等内容实施过程制定相应流程,确保各部门能够有章可依,同时内部审计在对各部门合同管理情况进行检查时能够有据可查。
(二)强化归口管理。行政事业单位应合理设置合同管理部门,可通过法规科室兼管等措施,确保合同拟定、合同审核、合同归档等过程能够归口管理,同时可以制定合同台账,根据合同内容及合同类型进行分类管理。(三)强化合同评价。内部审计部门可通过定期检查合同制度、合同流程、合同履行等实施情况,定期进行风险评估,及时发现实施过程中存在的问题和风险点,便于及时提出建议,进行改进和完善,确保经济活动安全有效。